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Budgets du CSE : impacts de la crise sanitaire et de la jurisprudence récente

En cette période d’arrêté des comptes et d’inquiétudes des élus de CSE vis-à-vis de l’impact de la crise sanitaire sur la masse salariale et donc sur leur budgets, faisons le point sur les budgets du CSE

En cette période d’arrêté des comptes et d’inquiétudes des élus de CSE vis-à-vis de l’impact de la crise sanitaire sur la masse salariale et donc sur les budgets de l’instance, il nous a paru opportun de faire le point sur le cadre légal, règlementaire et jurisprudentiel applicable au calcul, et à l’utilisation des budgets du CSE… Et ceci alors qu’une décision très récente de la Cour d’Appel de Versailles sur l’utilisation à tort du budget de fonctionnement pour régler une dépense relevant des ASC, mérite d’être connue par tous les secrétaires et trésoriers de CSE !

Depuis les lois Auroux de 1982, les CE fonctionnent avec deux budgets bien distincts. Les ordonnances Macron n’ont pas modifié ce principe pour les CSE mais ont revu à la baisse leur assiette de calcul tout en imputant au budget dit-de fonctionnement de nouvelles dépenses…
Ainsi, les CSE des entreprises d’au moins 50 salariés, bénéficient de deux budgets :

  • un budget de fonctionnement aussi appelé budget 0,2 ou comptablement budget Activité Economiques et Professionnelles (AEP) au regard de sa destination par principe (C. trav., art. L. 2315-61) ;
  • un budget pour la gestion des Activités Sociales et Culturelles, les ASC (C. trav., art. L. 2312-81).

Pour les obligations comptables des CSE selon leur taille notamment, nous vous renvoyons au conseil « Budgets du CSE, règles comptables, placements et trésorerie ». Vous y trouverez le détail des règles spécifiques s’appliquant à votre comité.

I – Les montants des budgets

  • le budget de fonctionnement (ou « AEP »)

Dans les entreprises de 50 à 2 000 salariés, l’employeur doit verser une subvention AEP égale à 0,20 % de la masse salariale brute (C. trav., art. L. 2315-61) qui passe à 0,22% dans les entreprises d’au moins 2 000 salariés (C. trav., art. L. 2315-61).
La masse salariale brute prise en compte pour calculer les dotations au comité est constituée par l’ensemble des rémunérations soumises à cotisations de sécurité sociale en application des articles L 242-1 du Code de la Sécurité Sociale et L 741-10 du Code rural et de la pêche maritime, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée qui avaient été intégrées (pour leur partie supra-légale ou supra-conventionnelle) dans l’assiette de calcul pour les CE depuis 2014 de même que la rémunération des salariés mis à disposition de façon étroite et permanente par une entreprise extérieure et intégré à la communauté des salariés de l’entreprise utilisatrice en 2007. Recul manifeste pour les moyens financiers, le nerf de la « guerre » sur le plan du rôle consultatif du CSE !
La masse salariale à retenir est celle de l’année en cours. Mais, faute de pouvoir connaître avec exactitude cette masse avant la fin de l’année, la subvention peut être calculée sur la masse de l’année précédente et réajustée en fin d’année.

ATTENTION : Toutes les entreprises touchées par la crise sanitaire avec une part importante d’activité partielle et/ou des suppressions de postes en CDD et CDI vont donc subir une diminution de la masse salariale brute qui peut être importante et qui va avoir des répercussions sur les budgets du CSE quand il s’agira de les régulariser… Les élus peuvent tenter de négocier une neutralisation de ces impacts pour les 2 budgets ou l’un des deux… mais l’employeur n’est pas obligé de faire droit à cette demande !

À noter : Un excédent de budget de fonctionnement ne peut pas être récupéré par l’employeur pour financer ou diminuer le budget de fonctionnement de l’année suivante, sous peine de délit d’entrave. Il devra être reporté sur les années suivantes pour être utilisé dans le cadre des activités économiques et professionnelles du comité (Rép. min. à QE no 23.729, JO Sénat Q, 15 août 1985, p. 1571).

  • La subvention ASC

La contribution versée chaque année par l’employeur pour financer les activités sociales et culturelles du comité social et économique est fixée par accord d’entreprise (C. trav., art. L. 2312-81).
S’il n’y a pas d’accord conclu alors c’est un minimum légal qui s’applique. Le Code du travail indique que « le rapport de la contribution ASC à la masse salariale brute ne peut pas être inférieur au même rapport existant pour l’année précédente » (C. trav., art. L. 2312-81). Les ordonnances Macron ont ainsi fait disparaître les deux minimums légaux jusqu’alors en vigueur :
– le minimum en valeur absolue qui s’appliquait précédemment pour les CE au regard du montant le plus élevé des sommes dépensées par l’employeur sur les 3 années précédant la création du CE… ou la dernière prise en charge d’une ASC gérée auparavant par l’employeur,
– le minimum relatif en cas de baisse du budget, due notamment à des suppressions de postes impactant la masse salariale, consistant à retenir le montant le plus avantageux atteint au cours des 3 dernières années.

EXEMPLE : On cherche à connaitre le montant du budget ASC en 2021. On sait que la contribution ASC en 2020 était de 50 000 euros et que la masse salariale brute en 2020 était de 1 200 000 euros Le rapport contribution/masse salariale en 2020 est égale à 0,0417 (50 000/1 200 000) ou 4,17%.
La masse salariale de 2021 est de 1 400 000 euros. Le montant de la contribution aux ASC en 2021 sera donc de : 1 400 000 x 0,0416 = 58 380 euros
Ici aussi, à l’instar de ce qui a été indiqué pour le budget AEP, l’activité partielle et/ou les baisses d’effectifs peuvent impacter lourdement les budgets ASC de l’année en cours sauf accord plus favorable trouvé avec l’employeur…

ASTUCE : tentez de jouer sur la corde sensible de votre direction en demandant le maintien du montant du budget de l’année précédente sous forme d’une enveloppe destinée à des secours qui pourraient être proposés par le CSE aux salariés en difficulté financière.

II – Les caractéristiques de ces budgets

  • Ils sont autonomes

Depuis les lois Auroux de 1982, les comités d’entreprise puis les CSE fonctionnent avec deux budgets bien distincts, l’un pour les activités sociales et culturelles, l’autre pour le fonctionnement et les attributions économiques et professionnelles (AEP).
Ils sont tous les deux strictement autonomes.

  • Ils doivent être utilisés conformément à leur objet

Par principe le comité décide librement de l’utilisation des fonds reçus au titre de son budget AEP.
Cependant, les sommes versées au CSE au titre de la subvention AEP ne peuvent en aucun cas être utilisées au profit d’activités sociales et culturelles, et inversement.
Le budget AEP a une destination légale précise, au bénéfice du CSE. Ses dépenses doivent s’inscrire dans le cadre de son fonctionnement et de ses missions économiques (Cass. soc. 27-3-2012 n° 11-10.825), avoir comme unique finalité de couvrir les dépenses courantes liées à la gestion de l’institution du CSE lui-même.
Cela recouvre notamment les frais courants de fonctionnement (documentation, papeterie, frais d’abonnement et de communications) ou encore les frais de tenue des comptes (Circ. 6-5-1983, réputée abrogée mais conservant, selon nous, une valeur indicative).
Cette liste n’est pas exhaustive.
Par ailleurs, la loi prévoit expressément que la formation économique des membres titulaires du CSE est à la charge de l’instance (C. trav. art. L 2315-63). Il faut entendre par frais de formation, les frais d’inscription et de formation et éventuellement ceux liés aux déplacements des représentants du personnel à cette occasion. Ces frais sont pris en charge par le biais du budget de fonctionnement.

À noter : Le financement de la formation en santé, sécurité et conditions de travail est pris en charge par l’employeur (C. trav. art. L 2315-18).

  • De même, le CSE peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget AEP au financement de la formation des délégués syndicaux de l’entreprise ainsi qu’à la formation des représentants de proximité, lorsqu’ils existent (C. trav. art. L 2315-61). Cette somme et ses modalités d’utilisation sont inscrites, d’une part, dans les comptes annuels du CSE ou, le cas échéant, dans les documents comptables et, d’autre part, dans le rapport annuel d’activité et de gestion.
    Enfin notons aussi que c’est avec le budget AEP que le CSE va pouvoir financer les frais occasionnés par le recours à certains experts. En effet, lorsque le CSE décide de recourir à un expert pour :
    • la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ( trav. art. L 2315-87) ;
    • les consultations ponctuelles sur :
    – les opérations de concentration (C. trav. art. L 2312-41) ;
    – le droit d’alerte économique (C. trav. art. L 2312-63) ;
    – les offres publiques d’acquisition (C. trav. art. L 2312-42 à L 2312-52) ;
    – l’introduction de nouvelles technologies ou projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail (C. trav. art. L 2312-8)

Alors les frais d’expertise sont pris en charge par le comité à hauteur de 20 %, et par l’employeur, à hauteur de 80 %, sauf accord plus avantageux (C. trav. art. L 2315-80, 2°).
Le budget des ASC du CSE doit quant à lui être utilisé pour financer les ASC prioritairement au bénéfice des salariés ou de leur famille et qui ne sont pas à la charge de l’employeur en vertu de la loi.
Les dépenses « mixtes », liées à la fois au fonctionnement/AEP et aux activités sociales, doivent être ventilées proportionnellement entre les deux budgets. Il peut s’agir notamment des frais d’affranchissement, d’impression, d’un logiciel de gestion et plateforme d’accès aux ASC ou encore des rémunérations du personnel employé par le CSE à la fois pour l’interface avec les salariés et pour le fonctionnement interne du CSE.

La Cour d’Appel de Versailles en février dernier vient de rappeler les incidences possibles d’une imputation à tort d’une dépense relevant des ASC sur le budget AEP : annulation d’un abonnement « loisirs »  avec mise à disposition d’un logiciel proposant un outil de gestion et de comptabilité (imputable lui sur le budget AEP), le service commercial de l’entreprise en question ayant fait croire à la trésorière du CE que les dépenses engagées pour le contrat d’abonnement pouvaient intégralement être imputées sur le budget dit de fonctionnement…
Pour les juges, il était certain que la société « en question » qui ne pouvait pas ignorer la règle de séparation des budgets, avait « conscience […] des précautions à prendre quant à l’imputation du coût de ce service au budget de fonctionnement ou au budget social et culturel […]. »
Par ailleurs, les faits montraient bien que la possibilité d’imputer la totalité de la prestation sur le budget AEP avait été déterminante dans la décision du CE. C’est bien le prestataire qui avait convaincu la trésorière « d’accepter cette proposition de contrat au motif principal que celui-ci serait financé par le seul budget de fonctionnement, allant ainsi jusqu’à proposer la gratuité de la formule relevant du budget social et culturel […]. »
Même si le CSE se laisse convaincre par une argumentation de ce type, et même si tous les élus sont d’accord pour la suivre, une « mauvaise » utilisation du budget ASC ou du budget AEP peut engendrer plusieurs conséquences judiciaires :
1/ Annulation de la délibération du CSE sur demande d’un élu, de l’employeur ou d’un syndicat
2/ Action en réparation du préjudice subi avec réintégration des sommes litigieuses dans le budget concerné
3/ Actions pénales : délit d’entrave au fonctionnement du CSE, voire abus de confiance si l’un des élus tirait un profit personnel de l’opération.

  • Exception : les transferts de budget

    • Transfert du budget ASC vers le budget AEP (C. trav., art. L2312-84) :
      « En cas de reliquat budgétaire les membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d’Etat. »
      L’article R.2312-51 CT précise que : « En cas de reliquat budgétaire, l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles peut être transféré au budget de fonctionnement ou à des associations conformément à l’article L. 2312-84, dans la limite de 10 % de cet excédent. »
      Il ne s’agit pas d’une fusion des budgets, mais d’un transfert du reliquat de ce qui n’a pas été dépensé à la fin de l’année (ou plutôt de l’exercice comptable qui peut ne pas correspondre à l’année civile).
      Le transfert n’est pas automatique mais bien soumis à une décision spéciale du comité, une « délibération », ce qui suppose l’inscription du sujet à l’ordre du jour et, par suite, d’un vote, d’une retranscription au PV de la réunion (il paraît opportun de prendre cette décision lors de l’approbation des comptes annuels, lors de laquelle l’existence d’un reliquat sera constatée, puisque c’est à ce moment-là que vous disposez de tous les éléments pour prendre cette décision) ;
    • Transfert du Budget AEP vers le budget ASC (C. trav., art. L2315-61 al. 5) :
      « Le comité social et économique peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l’entreprise. Il peut également décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles. »
      Là encore, il ne s’agit pas davantage d’une fusion des budgets et ce transfert n’est pas automatique, il requiert toujours une délibération spéciale du CSE s’inscrivant dans le cadre du processus des réunions (ODJ, vote, PV).
      Le transfert est également limité à 10%, non pas du budget initial, mais du reliquat annuel (C. trav., art. R. 2315-31-1 depuis le décret du 26/10/2018. Attention à ne pas vous fier à ce que vous trouveriez sur internet et qui daterait d’avant ce décret puisqu’avant celui-ci, il n’y avait pas de limitation).

ATTENTION aux conséquences de cette décision de transfert : La loi de ratification du 29 mars 2018, qui clôt le processus d’élaboration de ces ordonnances, prévoit que lorsqu’une expertise, comme celle sur les orientations stratégiques, implique un cofinancement du CSE à hauteur de 20% des honoraires de l’expert, l’employeur prend à sa charge les frais d’expertise « lorsque le budget de fonctionnement du comité social et économique est insuffisant pour couvrir le coût de l’expertise et n’a pas donné lieu à un transfert d’excédent annuel au budget destiné aux activités sociales et culturelles […] au cours des trois années précédentes. » (art. L2315-80 CT)

Ce mode de blocage est complété par une disposition pour les 3 années suivantes : « Lorsque le financement des frais d’expertise est pris en charge par l’employeur [dans les conditions précitées et en cas de budget insuffisant], le comité social et économique ne peut pas décider de transférer d’excédents du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles pendant les trois années suivantes.», il faut donc prendre soin de conserver une réserve de fonctionnement suffisante pour pouvoir mener des actions impliquant le financement d’une expertise, de frais d’avocat, etc.