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Les réunions du CSE à distance… le retour !

L’ordonnance du 25 novembre 2020 réactive la possibilité de recourir largement aux réunions à distance pour le CSE, à savoir par visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée, jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire fixée au 16 février 2021.
Cependant, contrairement à l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 applicable lors de l’état d’urgence précédent, le texte prévoit cette fois-ci des limites lorsque les réunions concernent certains sujets sensibles.

Visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée

Les modalités fixées par l’ordonnance du 25 novembre reprennent celles applicables lors du premier état d’urgence, à savoir :

  • La visioconférence est autorisée pour l’ensemble des réunions du CSE et du CSE central. Une simple information du CSE par l’employeur suffit pour utiliser la visioconférence. Ainsi, l’accord du CSE normalement prévu par l’article L2315-4 du Code du travail n’est plus requis, l’employeur peut décider seul du recours à la visioconférence.

La période d’état d’urgence sanitaire est neutralisée pour le décompte des trois réunions par année civile que l’employeur peut organiser par visioconférence à défaut d’accord conclu avec le CSE.

La visioconférence peut être utilisée pour les autres réunions des IRP dans l’entreprise (réunions de négociation collective avec les organisations syndicales, par exemple).

  • Conférence téléphonique : normalement interdite car elle ne permet pas l’identification continue des participants (cf. la « retransmission continue et simultanée du son et de l’image » requise par l’article D2315-1 CT), l’ordonnance autorise le recours à la conférence téléphonique pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel dans l’entreprise (CSE, réunions syndicales…), « après que l’employeur en a informé leurs membres » ce qui implique une nouvelle fois que la décision d’utiliser ce dispositif revient à l’employeur.
  • Messagerie instantanée : En cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord collectif le prévoit, un dispositif de messagerie instantanée peut être utilisé pour tenir les réunions de ces mêmes instances représentatives du personnel, « après information de leurs membres ». Sauf accord, la décision de l’employeur sera donc soumise à la justification de l’impossibilité d’organiser une visioconférence ou une conférence téléphonique, point sur lequel il conviendra donc d’être attentif en interrogeant l’employeur et en transcrivant sa réponse sur le procès-verbal de la réunion. La régularité de la réunion pourrait en effet s’en trouver affectée.

À noter : le recours à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée étaient suspendus à la publication d’un décret devant préciser leurs conditions d’organisation. Ce décret publié au journal officiel du 4 décembre 2020 vient ainsi rendre possible le recours à ces réunions par conférence téléphonique et par messagerie instantanée à compter du lendemain de sa publication. Les réunions par visioconférence n’attendaient pas de décret et pouvaient être organisées dès le lendemain de la publication de l’ordonnance.

Les précisions sur les réunions en conférence téléphonique ou par messagerie instantanée

Pour ces deux dernières modalités de réunions à distance, le décret n°2020-1513 du 3 décembre 2020 (JO du 4 déc.) reprend mot pour mot le décret du premier état d’urgence (décret n° 2020-419 du 10 avril, JO du 11). Ainsi, pour ces réunions, le dispositif technique doit garantir l’identification des membres du CSE et leur participation effective. Pour les conférences téléphoniques, cette participation effective est garantie par la « retransmission continue et simultanée du son des délibérations ». Pour les réunions par messagerie instantanée, elle est assurée par « la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations ».

Les différentes étapes de la réunion par messagerie instantanée sont également détaillées par le décret du 3 décembre :

  • L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques permettant l’identification et la participation des membres ainsi que leur vote par bulletin secret ;
  • Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération (cf. infra) ;
  • Le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;
  • Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.

Remarques :

Le décret prévoit que le président fixe une « heure à laquelle interviendra au plus tôt » la clôture de la réunion (uniquement pour les réunions par messagerie instantanée). Une attention particulière sera à apporter à cette heure de fin de réunion. En effet, si le président du CSE peut suspendre une réunion, il ne peut pas clore la séance avant l’épuisement de l’ordre du jour, sauf si tous les élus sont absents (M. Cohen, Le droit des CSE et des comités de groupe, 2020, LGDJ). Ainsi, si l’ordre du jour n’est pas épuisé à l’heure prévue par le président du CSE, la réunion doit se poursuivre.

Il est également à rappeler que l’organisation matérielle des réunions incombant à l’employeur, les dysfonctionnements pourraient lui être imputables.

Comment voter à distance ?

Les votes en réunion CSE sont en principe organisés à main levée, tous les membres ayant le droit de vote exprimant leur position de façon simultanée. Pour les réunions à distance, quelques ajustements sont nécessaires :

  • Visioconférence: le vote à main levée peut être organisé sans difficulté si l’outil utilisé permet l’affichage simultané de la vidéo de l’ensemble des participants. Par ailleurs, les modalités de recueil des votes (hors ceux effectués à bulletins secrets cf. infra) n’étant pas détaillées par les dispositions légales et réglementaires, il est utile de mettre à l’ordre du jour (ou dans un article du règlement intérieur du CSE) l’adoption du process retenu pour transmettre les votes au président et communiquer les résultats… si le bulletin à main levée n’était pas retenu et que l’expression des votes s’effectue par l’envoi d’un mail ou d’un sms par exemple.
  • Conférence téléphonique: la conférence téléphonique ne permet ni le vote à main levée ni un vote exprimé simultanément à l’oral. La solution du vote par SMS ou mail envisagée pour les réunions par messagerie instantanée peut donc être retenue (modalités d’envoi et confirmation de réception à déterminer par accord au sein du CSE ou dans une disposition du règlement intérieur du CSE).
  • Messagerie instantanée: chaque membre du CSE vote de manière simultanée par message. Il serait alors prévu de laisser une durée d’une à quelques minutes à chaque élu pour voter. Le vote pourrait être matérialisé par l’envoi d’un SMS ou d’un mail à l’attention du Président, copie Secrétaire du CSE (point non prévu par le décret mais nécessaire au titre de la sincérité des résultats). A l’issue du délai, le Président communique les résultats que le Secrétaire du CSE confirme (ou qu’il demande à vérifier s’il ne dispose pas des mêmes résultats).

Mais qu’en est-il des votes à bulletins secrets ?

Il peut en effet être organisé, au cours d’une réunion, un vote à bulletin secret (soit à la demande d’un ou plusieurs membres, selon les dispositions du règlement intérieur du CSE, soit sur certains sujets prévus expressément par le Code du travail, comme pour le vote sur le licenciement d’un salarié protégé)

Pour une réunion normale, le vote à bulletin secret ne pose pas de difficulté. Pour les réunions à distance, les dispositifs utilisés doivent permettre ce vote à bulletin secret. Le code du travail n’apporte toutefois pas de précision quant aux dispositifs pouvant être utilisés.

Certaines modalités de vote à bulletin secret sont prévues pour les visioconférences : “le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des vote“. Le dispositif pourrait alors s’inspirer des conditions dans lesquelles le vote électronique s’applique aux élections professionnelles avec dans ce cadre une prise en charge par l’employeur au titre de ses obligations légales d’assurer le caractère secret du vote requis. Il pourrait en être autrement si le vote à bulletin secret était une décision de la majorité des élus titulaires en dehors des hypothèses prévues par la loi. Le président dans ce cas de figure pourrait demander que le coût du dispositif soit pris en charge par le CSE sur son budget AEP (Attributions Économiques et Professionnelles).

Pour les réunions téléphoniques ou par messagerie instantanée, le décret se contente de renvoyer aux modalités prévues pour les visioconférences. Le vote électronique devrait ainsi être privilégié.

Enfin, une attention particulière devra être apportée aux participants à ces réunions à distance. En effet, à l’exception de la visioconférence qui nécessite la transmission du son ET de l’image, il peut sembler aisé pour un membre du CSE (élu, représentant de la direction ou représentant syndical) de se faire assister par une personne extérieure au CSE, sans que cette assistance ne soit justement visible.

La possibilité de refuser la réunion à distance

La nouveauté de cette ordonnance par rapport à celle d’avril est que certaines exceptions aux réunions à distance illimitées sont prévues.

Le rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance précise “le recours à ces outils ne doit pas être le seul et unique moyen de réunir les instances représentatives du personnel, d’autant plus que de nombreuses entreprises ont pu maintenir leur activité au cours de la dernière période de confinement décidée par le Gouvernement”.

C’est pourquoi il est prévu que les membres élus des instances représentatives du personnel peuvent, à la majorité de ceux appelés à y siéger, s’opposer, au plus tard 24 heures avant le début de la réunion à distance pour les informations et consultations menées dans le cadre de :

  • la procédure de licenciement collectif prévue au chapitre III du titre III du livre II de la première partie du code du travail ;
  • la mise en œuvre des accords de performance collective mentionnés à l’article L. 2254-2 du même code (APC) ;
  • la mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective mentionnés à l’article L. 1237-19 du même code (RCC) ;
  • la mise en œuvre du dispositif spécifique d’activité partielle prévu à l’article 53 de la loi du 17 juin 2020 susvisée (APLD).​

Dans ce cas la réunion doit se tenir en présentiel. Et même si le texte ne le précise pas, la réunion doit, bien entendu, se dérouler dans les conditions compatibles avec les règles de distanciation, le protocole sanitaire et le document unilatéral d’application du protocole ainsi que le DUER mis à jour à ce sujet.

Le recours à la visioconférence est autorisé pour 3 réunions par année au maximum, en l’absence d’accord. Cela signifie donc que l’employeur peut toujours imposer ces 3 réunions en visioconférence et ce n’est qu’au-delà de ces 3 réunions que la possibilité de s’opposer à la visioconférence peut être utilisée.

À noter : l’ordonnance vise la majorité des « membres élus appelés à siéger », excluant de fait une éventuelle intervention du président du CSE ou de ses assistants ainsi que les représentants syndicaux au CSE dans la décision de s’opposer à la réunion à distance. Aucun formalisme n’est prévu par l’ordonnance, on peut donc supposer qu’un simple mail signé des membres s’opposant à la réunion à distance, en reprenant les dispositions de l’ordonnance, devrait suffire.