La réunion du CE

Les activités du CE, que ce soient les décisions relatives à la gestion des activités sociales et culturelles ou la formulation des avis et des vœux en matière économique sont adoptées lors des réunions plénières du CE et nulle part ailleurs.

Réunions plénières ou préparatoires suivant le cas

Le comité d’entreprise se réunit au moins une fois par mois (entreprises de 300 salariés et plus) ou tous les deux mois (moins de 300 salariés) en séance plénière pour délibérer, émettre des avis et apporter des propositions sur la marche générale de l’entreprise. Les membres du CE se réunissent également sur leurs heures de délégation souvent en réunions préparatoires dans le but de préparer les réunions plénières.

Le chef d’entreprise ou la majorité des élus titulaires peuvent aussi imposer une réunion extraordinaire chaque fois que cela est nécessaire sans attendre la prochaine réunion, par l’employeur et une fois par mois par les élus (ou tous les deux mois pour les moins de 300 salariés). Les réunions se tiennent en principe pendant les heures de travail.

Le comité d’entreprise peut organiser des réunions d’information (interne pour le personnel) portant, notamment, sur des problèmes d’actualité.

L’ordre du jour et les convocations

L’ordre du jour de la réunion du CE est arrêté conjointement par le chef d’entreprise et le secrétaire. Il doit faire l’objet d’une discussion préalable. Cette démarche reste obligatoire en dépit de la possibilité ouverte à chacune des parties d’inscrire de droit à l’ordre du jour les consultations obligatoires. La validité de l’ordre du jour est en effet soumise à un échange entre l’employeur et le secrétaire du CE. Les membres du comité peuvent tenir une réunion préparatoire pour élaborer l’ordre du jour mais surtout après l’élaboration de celui-ci pour préparer la séance plénière. L’ordre du jour doit contenir toutes les questions qui seront débattues au cours de la réunion, notamment celles qui sont soumises à consultation et avis.

Cet ordre du jour est communiqué au moins trois jours avant la réunion, huit jours pour un CCE et une DUP V2. Les convocations pour la réunion du comité doivent indiquer le lieu, la date et l’heure. C’est le chef d’entreprise ou son représentant qui a la responsabilité des convocations (art L 2325-14).

Les participants aux réunions plénières

Participent de droit aux réunions plénières : les membres titulaires et suppléants, le chef d’entreprise ou son représentant assisté éventuellement de deux collaborateurs, les représentants syndicaux au CE.

D’autres intervenants peuvent également participer aux réunions plénières, lorsque l’ordre du jour comporte une question relevant de leur compétence : l’inspecteur du travail (le CE doit faire connaissance avec lui car il est un des interlocuteurs privilégiés pour régler les difficultés rencontrées), le médecin du travail, le commissaire aux comptes, l’expert-comptable, les experts pour la préparation des travaux du CE.

La réunion par visioconférence

Nouveauté de la loi du 17 août 2015 :

« Le recours à la visioconférence pour réunir le comité d’entreprise peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus du comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. » (L2325-5-1)

« Lorsque le comité d’entreprise est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.

Les dispositions prévues au premier alinéa ne font pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret en application des dispositions de l’article L. 2325-5-1, le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. » (D2325-1-1)

« La procédure mentionnée à l’article D. 2325-1-1 se déroule conformément aux étapes suivantes :

  • L’engagement des délibérations est subordonnée à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues à l’article D. 2325-1-1 ;
  • Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité. » (D2325-1-2)

Le déroulement des votes

Le comité d’entreprise est souvent appelé à voter, soit sur ses attributions sociales et culturelles (par exemple, pour la mise en place d’une nouvelle activité), soit sur les avis qu’il doit donner dans le cadre de ses attributions économiques et professionnelles. Il est également appelé à voter en cas de licenciement d’un salarié protégé.

Seuls les membres ayant une voix délibérative peuvent participer aux votes, c’est-à-dire le chef d’entreprise ou son représentant, les membres titulaires, les suppléants lorsqu’ils remplacent un titulaire.

Il y a des règles particulières concernant le vote du chef d’entreprise. En effet, l’article L2325-18 stipule que « le président du comité ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus en tant que délégation du personnel » (voir ci-après). Les votes se font à la majorité des présents. Le code électoral impose (article L59) que tout scrutin soit secret. Un scrutin est l’élection d’une personne à une fonction de représentation. Donc, lorsque le CE élit son Secrétaire ou son Trésorier, par exemple, il doit le faire à bulletin secret. Le règlement intérieur peut compléter ces règles. En outre, chaque fois que le CE est consulté en cas de licenciement d’un représentant du personnel, le vote se fait à bulletin secret.

L’article L 2325-5 du Code du Travail indique que les membres du comité sont tenus par le secret professionnel et l’obligation de discrétion. Le secret professionnel ne joue que sur les questions relatives aux procédés de fabrication. L’obligation de discrétion fonctionne à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et indiquées préalablement comme telles par le chef d’entreprise. Il faut également que ces informations soient objectivement confidentielles ce que l’employeur s’attachera à démontrer.

Enregistrement et sténographie des réunions

Nouveauté de la loi du 17 août 2015 :

« L’employeur peut organiser des réunions communes de plusieurs des institutions représentatives du personnel définies au présent livre et à l’article L. 4616-1 lorsqu’un projet nécessite leur information ou leur consultation. 

Il inscrit ce projet à l’ordre du jour de la réunion commune, qui peut comporter des points complémentaires selon les règles propres à chaque institution. Cet ordre du jour est communiqué au moins huit jours avant la séance aux membres des institutions réunies. 

Les règles de composition et de fonctionnement de chaque institution sont respectées. 

Lorsque l’ordre du jour prévoit le recueil d’un avis, celui-ci est valablement recueilli au cours de cette réunion commune, sous réserve que l’institution devant rendre son avis soit consultée selon ses règles propres. » (L23-101-1)

« Le recours à la visioconférence pour tenir les réunions communes prévues à l’article L. 23-101-1 peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres des institutions réunies. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. (…) » (L23-101-2)

Les modalités d’un vote à bulletin secret sont identiques à celles d’une réunion du CE en visioconférence (voir plus haut)

Le vote du chef d’entreprise, président de CE

Le Président ne vote pas :

  • Sur les questions relevant du rôle consultatif du CE dans les domaines économiques et professionnels.
  • Lorsque le CE désigne des membres d’une autre instance : délégué au CCE, représentant au conseil d’administration, membre des commissions du comité.
  • Sur le choix de l’expert-comptable qui assiste le comité, le recours à un expert rémunéré sur le budget de fonctionnement.
  • Sur le projet de licenciement d’un représentant du personnel.
  • Sur la consultation d’un accord d’intéressement ou de participation.

Par contre, le Président du comité d’entreprise peut participer au vote sur l’adoption du procès-verbal et l’élection du Secrétaire et du Trésorier (jurisprudences de la cour de cassation).

Les procès verbaux

Les procès-verbaux sont des documents très importants puisqu’ils rendent compte des avis, des vœux, de l’activité, des décisions, des engagements pris, des propositions du CE à l’employeur puis de la réponse de celui-ci et encore des positions arrêtées par le CE.
C’est au Secrétaire qu’il appartient d’établir les procès-verbaux mais il peut se faire assister par une personne de son choix.
Un accord entre l’employeur et le CE détermine le temps dont dispose le Secrétaire pour transmettre le projet de PV à l’employeur après la réunion.
À défaut d’accord, ce délai est de 15 jours. Si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai, le PV est transmis avant cette réunion.

Cet accord définit aussi les modalités de rédaction du PV. A défaut d’accord, le PV « contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. » (D2325-3-1)

Les PV sont adoptés par le CE et peuvent ensuite être affichés, diffusés dans l’entreprise (selon des modalités inscrites au règlement intérieur du comité) et communiqués à l’inspecteur du travail si le CE le souhaite. Certaines consultations imposent d’ailleurs cette transmission (plan de sauvegarde de l’emploi par exemple).

Réunion de plusieurs instances en même temps

Nouveauté de la loi du 17 août 2015 :

« L’employeur ou la délégation du personnel au comité d’entreprise peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d’entreprise prévu à l’article L. 2325-20.

Lorsque cette décision émane du comité d’entreprise, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2325-5 et qu’il présente comme telles.

Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise.

Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité d’entreprise en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. » (D2325-3-2)