La mise en place du bureau du CE ou de la DUP

Une fois élu, un comité d’entreprise doit pourvoir à son organisation interne : désigner un Secrétaire et un Trésorier, définir ses modalités de fonctionnement interne et de gestion des finances, adopter un règlement intérieur.

Le CE est une structure collective qui doit définir ses propres règles. Le comité d’entreprise est une personne morale à part entière dont le lieu de décision est uniquement circonscrit à la réunion plénière. Le CE n’a pas de « patron », son action est le résultat de décisions collectives.

Dès qu’un CE est élu pour la première fois il doit se réunir très rapidement après l’élection, faute de quoi il ne peut pas fonctionner.

En effet, le CE ne peut pas se réunir sans qu’un ordre du jour soit arrêté par l’employeur (qui préside le comité) et le Secrétaire. Mais si l’élection a permis aux salariés de choisir des titulaires et des suppléants, aucun d’entre eux n’est Secrétaire avant qu’un vote du comité ne l’ait décidé.

C’est pourquoi l’employeur doit convoquer très rapidement une première réunion qui n’a qu’un seul point à l’ordre du jour : désignation du Secrétaire. Tant que le comité n’a pas adopté un règlement intérieur, aucun autre point ne peut être mis à l’ordre du jour de cette première réunion. Le CE peut aussi désigner son Trésorier à cette première réunion puisque la loi impose que le CE en désigne un (L2325-1).

Désigner un Secrétaire

Le secrétaire a deux pouvoirs :

  • Arrêter l’ordre du jour avec l’employeur.
  • Rédiger le projet de procès-verbal (PV).Dans la DUP V2, il est aussi Secrétaire du CHSCT, pour lequel il remplit les deux mêmes missions : ODJ et PV.Il a surtout beaucoup de travail ! La rédaction du PV est fastidieuse, demande de la capacité d’écoute, de prise de notes, l’esprit de synthèse.En dehors de ces deux responsabilités, le Secrétaire n’a pas le droit de prendre une décision au nom du comité. Il doit attendre qu’un vote en réunion plénière lui en donne mandat.La loi impose que le Secrétaire du comité d’entreprise soit un représentant du personnel titulaire. Un suppléant ne peut pas être désigné Secrétaire.La désignation doit impérativement se dérouler au cours d’un vote à bulletin secret, c’est le code électoral qui l’impose dans son article L59 : « le scrutin est secret ». Dans la réalité, de nombreux petits CE, qui ont 3, 4 ou 5 titulaires et n’ont connu qu’une seule liste aux élections, n’organisent aucun vote en tant que tel. Un des titulaires annonce qu’il veut bien prendre le rôle de Secrétaire et personne ne s’y opposant (les autres sont en général soulagés…), sa désignation est acquise sans vote formel. Celui qui contesterait ce mode de désignation obtiendrait gain de cause au tribunal, mais les candidats ne se bousculant pas, on voit rarement ce mode opératoire contesté devant le juge.Une fois que le Secrétaire est désigné, la première réunion est terminée. Le Président et le Secrétaire peuvent alors, dans les minutes ou les heures qui suivent, arrêter l’ordre du jour de la seconde réunion. Elle ne pourra se tenir que trois jours après (huit jours pour la DUP V2), afin que chaque membre du CE puisse recevoir l’ordre du jour et s’y préparer. La loi interdit, sauf en cas de force majeure (tel un incendie dans l’entreprise), à l’employeur de convoquer une réunion plénière dont l’ordre du jour n’aurait pas été connu de tous les membres trois jours avant.

    Au plus tard lors de cette seconde réunion, le comité désignera son trésorier parmi ses titulaires. Ce Trésorier ne peut plus être aussi le Secrétaire, puisque la loi impose, depuis le 1er janvier 2015, que le CE désigne un Secrétaire et un Trésorier (L2325-1).

    Dans la DUP V2, lors de cette deuxième réunion, le CE désignera un Trésorier et un Secrétaire-adjoint, ce dernier étant devenu obligatoire dans la nouvelle DUP par la loi du 17 août 2015. Il doit, lui aussi être choisi parmi les titulaires.

Adopter un règlement intérieur

La loi impose que le comité « détermine dans un règlement intérieur les modalités de son fonctionnement » (L2325-2). En effet, si la loi impose qu’un Secrétaire et un Trésorier soient désignés, elle reste muette sur la nomination d’un Secrétaire-adjoint (sauf désormais pour la DUP V2) et d’un Trésorier-adjoint. Il y a pourtant des milliers de CE qui pensent que cela est obligatoire et qui les désignent sans avoir adopté de règlement intérieur.

Que doit contenir un règlement intérieur ? 

Tout ce que le code du travail n’a pas défini et dont le CE a pourtant besoin, par exemple :

  • Nomination, fonctions et obligations d’un éventuel Trésorier-adjoint.
  • Nomination, fonctions et obligations d’un éventuel Secrétaire-adjoint (sauf pour la DUP V2 qui l’impose).
  • Organisation financière et bancaire du comité.
  • Éventuelles réunions préparatoires précédant les réunions plénières.
  • Délai pour les élus qui veulent transmettre une suggestion d’ordre du jour au Secrétaire.
  • Élaboration et diffusion d’un compte rendu de la réunion plénière.
  • Conditions de prise de décision dans les CE ayant 4, 6, 8, 10 ou 12 élus, quand deux résolutions recueillent chacune 50 % des titulaires (hors l’élection du Secrétaire et du Trésorier pour laquelle la jurisprudence indique la désignation du plus âgé).
  • Conditions de remboursement des frais de déplacement des élus.
  • Mise en place de commissions facultatives du CE.

En écrivant dans son règlement intérieur une phrase du type :
« lors de sa première réunion suivant l’élection, le CE désigne le Secrétaire, un Trésorier et leurs adjoints » cela fait gagner du temps au comité qui peut dès lors procéder aux désignations dès la première réunion après chaque élection.

 

Le bureau du CE

Rien n’oblige un comité à mettre en place un bureau en tant que tel, en général composé des quatre responsables :
Secrétaire, Trésorier, Secrétaire adjoint, Trésorier-adjoint.

C’est pourtant une bonne idée. Cela permet de prendre des décisions collectives, de vérifier les idées avant de les lancer en réunion, de préparer collectivement l’ordre du jour.

Le Secrétaire peut légalement décider seul de ce qu’il propose à l’employeur pour l’ordre du jour des réunions. C’est heureusement assez rare.

Certains CE désignent uniquement un Secrétaire et un Trésorier, sans désigner d’adjoints (sauf désormais dans la DUP V2), mais la grande majorité met en place un bureau composé des 4 fonctions.

Le bureau n’a pas le droit de prendre des décisions :
seul le comité réuni en séance plénière (réunion ordinaire ou extraordinaire avec convocation par l’employeur et ordre du jour transmis trois jours avant à chaque membre ou huit jours pour la DUP V2) peut prendre une décision.
La première fonction d’un bureau est de veiller à la mise en œuvre des décisions prises en séance plénière.

Le rôle du Trésorier

C’est le poste le plus exposé parce qu’il est responsable des moyens financiers du comité. Il faut donc désigner un élu rigoureux qui a assez d’autorité pour rappeler aux autres élus le respect de la règle définie par le comité. Le Trésorier est l’élu qui a le plus grand besoin d’un règlement intérieur autant détaillé que possible de façon à éviter les dérives en termes de défraiements ou de dépenses qui n’ont pas été expressément autorisées par le comité.

Le code pénal punit l’abus de confiance de 3 ans de prison et de 375 000 € d’amende ! Tous ceux qui ont la signature sur les comptes du comité doivent le savoir. Il n’est d’ailleurs pas souhaitable que trop d’élus aient la signature sur les comptes, car cela dilue la responsabilité.
Pour savoir qui a signé un chèque, il est absolument nécessaire d’en faire une photocopie avant de l’envoyer au fournisseur.

Le rôle des adjoints

Le Secrétaire-adjoint et le Trésorier-adjoint doivent suivre le travail du Secrétaire et du Trésorier afin d’être en mesure de les remplacer en leur absence. Ils peuvent aussi les aider. C’est ce que doit définir le règlement intérieur.

Le rôle du Président

L’employeur ou le directeur d’établissement sont Président du comité d’entreprise, du comité central d’entreprise ou du comité d’établissement et du CHSCT. Hommes ou femmes de pouvoir et de décision, ils ont souvent du mal à comprendre que leur titre de Président ne leur donne pratiquement aucun pouvoir au sein du comité. La loi indique que le Président du comité ne peut pas voter lorsqu’il consulte les membres du comité en tant que représentants du personnel.
La jurisprudence ne donne qu’un droit de vote au Président : l’élection du Secrétaire et du Trésorier (et désormais, à priori, le secrétaire-adjoint de la DUP V2). Paradoxalement, il est rare que l’employeur utilise ce droit de vote. Et il fait bien… car s’il soutient un camp contre un autre à un moment donné, qui dit qu’à la prochaine élection ce ne sera pas le camp « adverse » qui deviendra majoritaire seul ?

Il parait logique qu’il ait une voix lors de l’adoption du PV, bien qu’il n’y ait aucune jurisprudence en la matière. Il est malheureusement fréquent qu’il interdise telle ou telle rédaction d’un PV, bien que la loi ne lui donne pas ce pouvoir.
Président du CE sans pouvoir… il est aussi employeur de chaque élu et se sert de ce pouvoir bien réel pour tenter d’imposer son point de vue sur les décisions du comité.

À l’autorité naturelle de nombre de dirigeants s’ajoute un rapport de force que les élus n’arrivent pas toujours à maîtriser.

Les tribunaux ont aussi précisé qu’il n’avait pas le droit de participer au vote quand le comité prend une décision de dépense, que ce soit pour le budget de fonctionnement ou le budget socioculturel.

De même quand le CE désigne ses représentants dans une autre instance :
CCE, représentants au CA, membre d’une commission, etc. Sur ce plan-là, il y a de fait deux types de Présidents :

  • Une minorité qui se conduit comme s’ils étaient les « délégués du personnel » des cadres dirigeants et essaient donc de faire pression sur le comité pour qu’il mette en œuvre des activités sociales et culturelles qui conviennent aux cadres dirigeants,
  • La grande majorité qui laisse le comité décider des activités sociales et culturelles et n’intervient éventuellement que lorsqu’une activité lui semble ne bénéficier qu’à un petit nombre de personnes.