Les heures de délégation

DP, CE, DUP, CHSCT, DS, RS, DSC : tous ces mandats sont assortis d’heures de délégation pour les titulaires. Les lois REBSAMEN (17 08 2015) puis EL KHOMRI (loi TRAVAIL du 08 08 2016) ont apporté des modifications importantes notamment sur leurs modalités et leur nombre.

Quand ? Où ?

Les heures de délégation peuvent être prises pendant le temps de travail, en dehors du temps de travail, dans l’entreprise ou hors de l’entreprise.

Les élus « peuvent également, tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés. » (Code du travail).

Délai de prévenance

L’employeur peut mettre en place un « délai de prévenance » dont la durée doit être justifiée par les conditions de remplacement au poste de travail. Dans les faits et dans leur grande majorité, les élus évitent de pénaliser leurs collègues au moment de partir et s’efforcent de planifier à l’avance leurs absences.

Dépasser le quota mensuel

Le nombre d’heures accordées à chaque élu est un maximum. Un élu peut dépasser ce nombre d’heures accordées pendant le mois à deux conditions : il prévient l’employeur qu’il va dépasser et quelle en est la raison exceptionnelle. En cas de désaccord, le juge tranchera.

Pour les salariés en forfait jours (Nouveauté loi TRAVAIL), les heures sont désormais comptées en demi-journées qui correspondent chacune à 4 heures de mandat. Un décret doit encore déterminer comment compter en jours les heures inférieures à 4.

Convoqué en réunion ou par l’employeur

Le temps passé en réunion par les élus disposant d’heures de délégation que l’employeur doit légalement convoquer (DP, CE, CHSCT, etc.) n’est pas déduit de ce crédit d’heures. Idem chaque fois qu’un élu est convoqué pour débattre avec l’employeur ou un de ses représentants. Pour les commissions du CE, voir ce sujet.

Contrôle préalable ?

Il n’y a pas de contrôle préalable par l’employeur (un élu n’a pas à dire où il va ni pourquoi faire quand il part en délégation) mais elles doivent être prises « en fonction des nécessités du mandat » (cour de cassation). Un élu peut donc être amené à justifier de l’usage des heures. L’employeur peut demander à l’élu à quoi ses heures ont été utilisées, l’élu peut refuser de répondre et l’employeur peut se tourner vers le juge devant lequel l’élu aura à en rendre compte.

Un élu ayant uniquement le mandat de DP ou de CHSCT ne peut pas tenir une permanence au CE, pour les ASC par exemple. Cela ne correspond pas à son mandat.

Partager les heures ?

En DP et CE, seuls les titulaires bénéficient d’heures de délégation et ne peuvent pas partager leurs heures. En CHSCT, qui n’a pas de suppléant, les membres peuvent partager leurs heures à condition d’en informer l’employeur.

La nouvelle DUP V2 (CE/DP/CHSCT) permet ce partage officiellement dans la limite de 50 % des heures du titulaire. Pour ce nouveau droit, réservé aux membres de cette nouvelle DUP, il faut prévenir l’employeur 8 jours avant leur utilisation en indiquant le nom des élus concernés et le nombre d’heures transférées.

Reporter les heures non utilisées ?

Le calcul des heures se fait chaque mois, sans possibilité de report.

La nouvelle DUP V2 (CE/DP/CHSCT) permet à un élu de cette DUP de prendre un même mois jusqu’à 50 % en plus des heures mensuelles en les récupérant ou en les décomptant sur un ou plusieurs autres mois.

Pour ce nouveau droit, réservé aux membres de cette nouvelle DUP V2, il faut prévenir l’employeur 8 jours avant leur utilisation en indiquant le nombre d’heures transférées.

Elu à temps partiel

Un élu qui travaille à temps partiel et dispose de deux mandats ou plus ne peut pas quitter son poste en délégation au-delà d’un tiers de son temps de travail. Exemple : un salarié dont le contrat de travail à temps partiel est de 120 heures mensuelles ne peut pas prendre plus de 40 heures de délégation. Si ses différents mandats lui accordent plus de 40 heures, il pourra les prendre en dehors du temps de travail et sera soit rémunéré en heures supplémentaires soit les récupérera en repos (selon l’accord d’entreprise sur le temps de travail).

Négocier les heures de délégation ?

Bien évidemment, un accord d’entreprise peut fixer des règles différentes à celle prévues par la loi. Notamment pour la DUP négociée, créée par la loi REBSAMEN du 17 08 2015, dans les entreprises de 300 salariés et plus où la loi le prévoit expressément.

Par contre certaines règles demeurent « d’ordre public » et aucun accord ne peut y déroger. Ainsi un accord d’entreprise qui déciderait qu’il est possible de partager les heures entre titulaires et suppléants (hors la DUP négociée ci-dessus) n’aurait aucune valeur juridique.

Bons de délégation

L’employeur peut mettre en place des « bons de délégation » à condition de consulter auparavant les instances concernées. L’élu n’a pas à y écrire ce qu’il va faire. L’employeur peut demander à un élu à mandats multiples d’y préciser quel mandat il utilise au moment de partir en délégation.

Heures de délégation = temps de travail

Les heures de délégation sont rémunérées et considérées comme temps de travail. C’est pourquoi un élu en arrêt maladie ne peut venir exercer son mandat pendant son arrêt, puisqu’il n’a pas le droit de travailler pendant cette durée.

Quand un élu prend des heures de délégation en dehors du temps de travail « en fonction des nécessité du mandat » il sera rémunéré en heures supplémentaires, à moins que l’accord d’entreprise sur le temps de travail ne prévoie une récupération systématique en repos.