Voyages à l’étranger

Quand partir ?

Pour arrêter les dates d’un voyage, le CE doit tenir compte des contraintes de l’entreprise. L’employeur acceptera-t-il d’accorder des congés payés à 60 personnes en même temps à tel moment ? il faut donc regarder, secteur par secteur de l’entreprise, quelle est la date la plus appropriée pour le voyage.

Quelle subvention du CE ?

Le CE peut moduler sa participation en fonction des revenus et du quotient familial. Il vaut mieux organiser un voyage tous les trois ans généreusement subventionné, plutôt qu’un voyage annuel à prix fort auquel seuls les hauts salaires pourront participer.

Quel budget du CE ?

Un voyage étant à destination des salariés, tous les frais qui y sont liés doivent être imputés sur le budget des Activités Sociales et Culturelles, y compris les frais de voyage des membres du CE qui vont encadrer les voyageurs sur place. Les frais encourus pour rencontrer l’agence de voyages ou l’entreprise de transport sont aussi à imputer sur le budget ASC. Aucune dépense ne peut donc légalement être affectée sur le budget de fonctionnement.

CE seul ou voyagiste ?

Le CE peut organiser son voyage seul ou préférer faire appel à un professionnel. Si le CE achète en « pièces détachées » un voyage (transport, hôtel, restauration, guide, etc.), il devient responsable des problèmes qui surviennent au cours du voyage, comme un voyagiste (voir plus loin « qui est responsable » et « licence ou agrément »). Cela peut fonctionner pour des courts séjours dans des pays de la communauté européenne. Dès qu’on part plus longtemps dans des pays plus lointains, plus compliqués, aux normes sociales différentes, mieux vaut passer par un professionnel.

Communiquer aux salariés

Il faut faire la promotion de votre voyage pour donner envie aux salariés d’y participer. Mails, plaquettes, rubrique sur le site du CE, photos de la destination, de l’hôtel, des sites touristiques, etc.

Prendre les inscriptions bien en amont, un sondage ne peut remplacer un acompte pour vérifier qui veut vraiment venir. En cas de désistement, le CE aura encore le temps de prévoir des substitutions ou l’accord de l’agence pour réajuster le projet à la baisse. Attention, les frais d’annulation peuvent être importants, c’est un point capital à vérifier avant de s’engager.

Qui est responsable ?

Depuis la loi du 13 juillet 1992 (n°92-645) « fixant les conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente de voyages ou de séjours », c’est celui qui vend le voyage qui est seul responsable de la bonne livraison de la prestation dûment définie par contrat. En conséquence, les élus doivent être très attentifs à ce que le contrat indique avec précision la nature des prestations attendues sur place.

Et au retour ?

Si le voyage a été un succès, il faut le faire savoir. Il faut aussi analyser les difficultés rencontrées, interroger les participants sur leur point de satisfactions et d’éventuels mécontentements.

En cas de véritables problèmes quant à la qualité de prestation, le CE doit prendre rendez-vous avec le voyagiste et demander des compensations. Il faudra néanmoins fournir des preuves tangibles pour étayer les doléances. Désormais, avec les smartphones, on filme tout…

Licence ou agrément ?

Toujours depuis la loi de 1992, l’organisateur du voyage à l’étranger doit disposer d’une licence ou d’un agrément de tourisme. Dès lors que ces prestations sont effectuées dans un but lucratif, ces personnes physiques ou morales ont « la qualité de commerçant », et doivent être « titulaires d’une licence d’agent de voyages ».

En revanche, quand il s’agit d’associations ou d’organismes sans but lucratif, comme c’est le cas des CE, ils « doivent être titulaires d’un agrément de tourisme ». Dès lors que le CE envisage d’organiser un voyage à l’étranger en achetant les diverses prestations en pièces détachées (transport, hôtel, accès à des sites payant, service d’un guide, excursions…), il devra posséder cet agrément de tourisme. De plus, il n’aura pas le droit de « vendre » le voyage à des personnes qui ne sont ni salariées, ni membres de la famille du salarié, ni stagiaires.